Le blog de la demat'

Dématérialisez vos documents comptables !

network — Fri, 07 Dec 2012 11:00:00 +0100

Dématérialisez les chaînes achats, bons de commande, facturation, règlements.

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La dématérialisation des dossiers métiers accessibles aux PME/PMI

network — Fri, 30 Nov 2012 09:12:00 +0100

Solution pour la reprise de fonds d'archives, la création de dossiers numériques et leur traitement dans une gestion documentaire connectée ou intégrée au logiciel métier de l'entreprise.

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La lettre d'information N°6

network — Wed, 28 Nov 2012 17:54:00 +0100

La nouveauté Documalis : PDF Editor !

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La lettre d'information N°5

network — Wed, 17 Oct 2012 12:26:00 +0200

Numérisez d'importants volumes !

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Comment la high-tech améliore la gestion administrative des PME

network — Tue, 16 Oct 2012 16:04:00 +0200

Sous la pression de l'Etat et de certains grands comptes, les PME modernisent leurs procédures en s'appuyant sur des offres mieux adaptées.

Le terme fait encore peur à nombre de chefs d'entreprise ou responsables de petites et moyennes entreprises. Pourtant, il en va de la dématérialisation comme de la prose, tout le monde aujourd'hui la pratique, à plus ou moins grande échelle.

Suite de l'article sur Les Echos
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Dématérialisation des documents entrants : un marché porteur mais atomisé.

network — Thu, 11 Oct 2012 14:23:00 +0200

"Le cabinet d'analyse Markess tente de classer les acteurs du marché en fonction de leur origine et de leur modèle économique et distingue :

- Les prestataires de "services professionnels"

- Les acteurs du BPO

- Les fournisseurs de solutions applicatives de dématérialisation.

- Les éditeurs de solutions RAD/OCR/ICR.

- Les éditeurs issus du monde de la GED".

Lien pour lire l'article dans son intégralité

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Rad/ lad sémantique

network — Tue, 25 Sep 2012 15:30:00 +0200

Définition de la sémantique:

La sémantique est une branche de la linguistique qui étudie les signifiés.

L'objectif de la sémantique :

La sémantique permet de typer des documents, de trouver le nom du fournisseur, de détecter un critère d'urgence...
La sémantique détermine un circuit de validation, une règle de gestion.

Les critères de recherche de la RAD :

L'évaluation des expressions s'effectue ligne à ligne et de haut en bas. La recherche est arrêtée dès qu'un modèle est trouvé ou qu'une expression est vide.

Pour les extractions il est essentiel d'écrire une expression régulière pour chaque modèle.

Ce sont les expressions régulières qui permettent de spécifier des types de recherches pour le texte. Les métacaractères spéciaux indiquent qu'une chaîne particulière que vous recherchez se trouve au début ou à la fin de la ligne ou contenant n récurrence d'un certain caractère.

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Numérisation haute volumétrie

network — Fri, 21 Sep 2012 11:44:00 +0200

Documalis permet la numérisation haute volumétrie et reprise de fonds

C'est une solution prête à l'emploi pour la numérisation en lots de documents, dans le cadre de reprise de fonds ou de prestations de numérisation pour le compte de tiers.
Le format préconisé est le PDF avec OCR, RAD, LAD et restitution dans la GED en mode SaaS.

La numérisation haute volumétrie est de qualité professionnelle.
Les codes à barre Data Matrix permettent de séparer les documents par lots.

Gestion automatisée des chaines de numérisation.
Archivage des documents scannés en cartons d'archives.

Conversion PDF avec OCR et traitement RAD, LAD intégrés.

Restitution sur support amovible ou GED, en BOX et en mode SaaS.

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La dématérialisation peine à s'imposer dans l'entreprise, selon une étude

network — Thu, 20 Sep 2012 17:12:00 +0200

Conscients des bénéfices apportés par la dématérialisation dans le cadre professionnel, les actifs français seraient encore très attachés à la consultation de leurs documents de travail/ou administratifs sur papier....

...."ces réflexes, que l'on pourrait juger archaïques, montrent que de gros efforts de pédagogie et d'accompagnement restent à accomplir en entreprise pour tirer parti des économies et des gains de productivité offerts par la dématérialisation et les outils de travail collaboratifs ".

Pour accéder à l'article suivre ce lien Comment ça marche

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"La signature électronique expliquée à mon patron"

network — Thu, 12 Jul 2012 10:18:00 +0200

Votre « boss » s’intéresse à la signature électronique et vous demande de réaliser une étude sur le sujet.

Pour mieux l'appréhender vous trouverez une compilation des principales questions et réponses (suivre le lien CryptoBlog) habituellement posées sur la signature électronique.

A quoi sert la signature électronique ?

La signature électronique a-t-elle une valeur légale ?

Quels sont les principaux bénéfices de la signature électronique ?

Une signature électronique est-elle visible sur un document ?

Qu’est-ce que la cryptologie et pourquoi doit-on faire appel à cette technique ?

Quels sont les types de fichiers que l’on peut signer électroniquement ?

Un document signé électroniquement est-il chiffré ? Faut-il un code pour le déchiffrer ?

Quelles sont les garanties apportées par une signature électronique ?

De quoi ai-je besoin pour réaliser une signature électronique ?

Qu’est-ce qu’un certificat électronique ?

Où peut-on se procurer un certificat électronique ?

Quelles sont les grandes étapes de la signature électronique ?

Une signature manuscrite numérisée a-t-elle une valeur juridique ?

Quelle est la différence entre signature électronique et signature numérique ?

Qu’est-ce que l’horodatage électronique ?

Suite de l'article sur CryptoBlog

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La lettre d'information N°4

network — Tue, 29 May 2012 10:01:00 +0200

Le courrier entrant distribué électroniquement !

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Free PDF scanner

network — Thu, 10 May 2012 15:28:00 +0200

Documalis Free PDF Scanner
Module gratuit de la suite Documalis Express, pour la numérisation via scanners permettant la composition de documents PDF jusqu’à 10 pages consécutives.

La version Express pour les entreprises dispose de beaucoup d’autres fonctions :

DES DOCUMENTS PDF « PARFAITS »

Acquisition multi format
• Pilotage de scanner
• Récupération d’images
• Manipulations PDF

100% Freeware
• Totalement gratuit jusqu’à 10 pages
• Usage personnel et professionnel
• Pas de pub, de spam ni watermark

Prévisualisation
• Trois niveaux de Zoom
• Vignettes pour le déplacement
• Images pour contrôle qualité

Pages blanches
• Détection automatique
• Gestion du recto/verso
• Sélection visuelle des pages
• Suppression après contrôle

Enregistrement
• Au format PDF
• Au formats image
• TIF, PNG, BMP, JPEG

Paramétrage du scanner
• Couleur, Gris, Noir & Blanc et résolution
• Gestion du changeur, de la vitre et du recto-verso
• Nettoyage de l’image pour un fond plus blanc
• Gestion des détecteurs de double passage à ultrason
• Découpage mono et multipages

Fusion - composition
• Déplacement des pages
• Insertion d’images ou PDF
• Suppression de pages
• Renumérisation de pages

POURQUOI CHOISIR DOCUMALIS ?

Une solution riche et entièrement personnalisable, qui permet de démarrer en version Express en quelques heures seulement.
La preuve par l’exemple : nous vous proposons des solutions de validation en réel de type « Proof Of Concept In Situ ».
Une tarification abordable pour tous les types de projet.

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Téléchargement Free PDF Scanner

La lettre d'information N°3

network — Thu, 19 Apr 2012 16:38:00 +0200

Documalis dans les nuages du SAAS !

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Module de numérisation OCR RAD LAD facture par Alfresco !

network — Thu, 19 Apr 2012 16:15:00 +0200

Nantes, le 11 avril 2012 – Documalis Alfresco est une solution de numérisation et d’acquisition des documents avec transformation PDF, OCR, RAD et LAD incluant les workflows d’indexation et de validation pour les serveurs Alfresco.

Lien de l'article

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Les solutions de GED pour 2012 !

network — Tue, 17 Apr 2012 16:01:00 +0200

Dans sa dernière étude, la cabinet Pierre Audoin Consultants dépeint un marché français des logiciels et services qui subit tout de même la crise et ne devrait progresser que de 0,9%. Un resserrement des budgets, un glissement des priorités : les prestataires encaisseront un contre-coup dans le conseil et l’intégration alors que l’infogérance tirera les projets.

L’édition, quant à elle, avancera à petit pas.

Lien article publié sur LeMagIT (étude du cabinet Pierre Audoin Consultants)

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Solution Paie/RH

network — Tue, 17 Apr 2012 10:30:00 +0200

Gagnez du temps !

Documalis Express intègre un logiciel de numérisation professionnel des documents papiers (contrats de travail signés, correspondances, justificatifs, etc…). Les processus de COLD et les imprimantes virtuelles PDF permettent la capture directe et l’intégration automatique des nouveaux documents PDF : bulletins, DUE électronique, déclaration sociales via Internet…

L'outil de workflow simple et performant est nativement intégré à la GED pour des besoins annexes : demandes de congés des salariés, circuit de validation des notes de frais, candidatures, CV-thèques et suivi des diplômes… A vous de réaliser les workflows qui correspondent à vos circuits d'informations !

Documalis est une gestion documentaire complète bénéficiant des dernières avancées technologiques pour la recherche des documents. A vous de choisir le mode de recherche qui correspond le plus à votre mode de travail : Recherche plein texte sur un mot, une date, recherche selon un plan de classement, recherche sur un index, recherche visuelle sur les vignettes des documents... La recherche dans la GED Documalis, nativement conçue en mode Web, ne nécessite qu’un navigateur Internet sur le poste utilisateur.

Documalis Express apporte des réponses pragmatiques pour classer automatiquement les documents. L'OCR et la recherche plein texte permettent, par exemple, de retrouver rapidement les documents par leur contenu, une plage de dates, etc. Quant à la RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) et à la LAD (Lecture Automatique des Documents ), elles permettent d’extraire des informations (nom, matricule, date, montant...) et d'automatiser le rangement des documents capturés dans des dossiers thématiques. Documalis Express combine ces différentes technologies pour obtenir une performance de classement optimale !

Documalis vous permet de franchir progressivement les étapes pour la dématérialisation des documents d'entreprise. Ci-dessous les 3 étapes essentielles pour la dématérialisation intégrale du bulletin de paie :
• Etape1 : suppression de l’édition papier interne avec intégration automatisée des bulletins au format PDF dans la GED «Paie-RH».
• Etape2 : externalisation de l’édition, de la mise sous plis et de la remise à La Poste des bulletins salariés encore imprimés.
• Etape3 : version intégralement numérique pour les salariés ayant accepté cette option,intégrant signature électronique et dépôt dans un coffre-fort électronique à valeur probante.

Solution entreprise

network — Thu, 12 Apr 2012 15:37:00 +0200

Documalis fournit des solutions :

adaptées de capture, de traitement et d'intégration des documents papier, Fax et Email dans les systèmes de gestions métiers propres à l'entreprise,
transversales capables de couvrir les besoins des différents services : Secrétariat et service courrier, Service des Archives, Comptabilité générale et fournisseurs, Paye et Ressources humaines, Service des achats et des expéditions, Direction générale, Service qualité et procédures…

Ces mises en œuvres visent à améliorer la productivité globale des services, à sécuriser les archives et à simplifier les recherches, à diminuer les coûts de stockage et de photocopies inutiles.

Documalis Express a été conçue comme un ensemble de briques logicielles interconnectables permettant de construire des solutions sur mesure adaptée à une profession aussi bien qu'à un besoin particulier, en seulement quelques heures de paramétrage.

Les solutions modulaires Documalis permettent de traiter de très nombreux projets documentaires : GED transversale interservices, Workflows décisionnels et documentaires, Distribution électronique du courrier, Traitement des factures fournisseurs, Gestion des documents du service RH, Archivage numérique légal et NFZ 42-013, Archivage des spools et éditions internes...

Les solutions Documalis Entreprise répondent aux attentes spécifiques grands comptes pour le déploiement de solutions documentaires sur de nombreux sites : Agences réparties sur le territoire, Filiales à l'international, Chantiers ou sites distants, Points de vente et revendeurs...

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La BOX : rien à installer, elle doit juste être branchée !

network — Thu, 12 Apr 2012 11:13:00 +0200

La box version Documalis Express inclut les logiciels, le matériel, la personnalisation et l’assistance pour vous assurer un interlocuteur unique et une simplicité maximale.

Les Box Documalis Express sont pré configurées avec les paramètres spécifiques à votre projet.

Elles ne nécessitent aucune procédure d’exploitation.

Cependant, toutes nos Box intègrent des procédures de sauvegarde de leurs données. Ces dernières peuvent être planifiées quotidiennement ou lancées à la demande. Elles intègrent également une possibilité de prise de commande à distance pour les opérations techniques de maintenance ou les mises à niveau des logiciels intégrés en l’absence d’auto-update.

Les Box disposent également de versions « Backup Edition » toutes particulièrement dédiées à la sauvegarde des Box déployées à distance ou en salle machine. Selon leur mode de configuration, les Box Backup Edition peuvent automatiquement dupliquer les données des autres Box par synchronisation en réseau local ou étendu, de manière périodique planifiée ou à la demande d’un administrateur système.

Les solutions Documalis en Box intègrent toute une gamme de scanners professionnels de 20 à 160 pages/minute, à chargeur, à vitre d’exposition… Elles peuvent également récupérer en automatique les images numérisées depuis un photocopieur multifonction connecté en réseau. Tous les périphériques d’acquisition peuvent être pilotés par Documalis Express pour la prévisualisation du document et son routage vers un traitement documentaire, un workflow, un email, un répertoire réseau ou une insertion directe dans la GED.

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Les enjeux de la dématérialisation !

network — Wed, 11 Apr 2012 15:50:00 +0200

Lombardo Bernard : article publié dans le journal du net (05/04/2012)

Documalis une solution pour les professions libérales

network — Tue, 10 Apr 2012 11:50:00 +0200

L'heure est à la dématérialisation !
Numérisez les documents que vous recevez de vos clients : pièces justificatives, RIB et autres documents. L'interface de numérisation Documalis Express vous permettra de les intégrer facilement dans la Gestion Documentaire pour pouvoir les retrouver ultérieurement en seulement quelques clics.

Documalis Express est adaptée aux besoins des petits groupes de travail qui traitent quotidiennement des masses importantes de papiers : Avocats, Médecins, Experts Comptables, Commissaires aux comptes, Notaires, Mandataires judiciaires… Ces implémentations prennent en compte la spécificité de chaque profession dans leur paramétrage initial et se couplent en général avec le logiciel métier du cabinet, de l'étude ou de l'agence concernée.

Des dossiers clients homogènes, normés et complets : voilà à quoi ressembleront vos dossiers clients avec Documalis Express. Création de dossiers clients, ajout aux dossiers de pièces au format papier par numérisation, intégration de documents déjà au format numérique, recherche de dossiers ou d'éléments de dossier par index, plan de classement, plein texte... quelques exemples concrets des fonctionnalités inclues dans Documalis Express.

L'utilisation de Documalis Express au quotidien vous garantit des gains de productivité importants et visibles très rapidement en vous évitant des heures de classement et de recherche.

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Sous la pression de l'Etat et de certains grands comptes, les PME modernisent leurs procédures en s'appuyant sur des offres mieux adaptées.

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"Le cabinet d'analyse Markess tente de classer les acteurs du marché en fonction de leur origine et de leur modèle économique et distingue :

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Rad/ lad sémantique

Définition de la sémantique:

L'objectif de la sémantique :

Les critères de recherche de la RAD :

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Documalis permet la numérisation haute volumétrie et reprise de fonds

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La dématérialisation peine à s'imposer dans l'entreprise, selon une étude

Conscients des bénéfices apportés par la dématérialisation dans le cadre professionnel, les actifs français seraient encore très attachés à la consultation de leurs documents de travail/ou administratifs sur papier....

...."ces réflexes, que l'on pourrait juger archaïques, montrent que de gros efforts de pédagogie et d'accompagnement restent à accomplir en entreprise pour tirer parti des économies et des gains de productivité offerts par la dématérialisation et les outils de travail collaboratifs ".

Pour accéder à l'article suivre ce lien Comment ça marche

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"La signature électronique expliquée à mon patron"

Votre « boss » s’intéresse à la signature électronique et vous demande de réaliser une étude sur le sujet.Pour mieux l'appréhender vous trouverez une compilation des principales questions et réponses (suivre le lien CryptoBlog) habituellement posées sur la signature électronique.

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Module de numérisation OCR RAD LAD facture par Alfresco !

Les solutions de GED pour 2012 !

Solution Paie/RH

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La BOX : rien à installer, elle doit juste être branchée !

Les enjeux de la dématérialisation !

Documalis une solution pour les professions libérales

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