Les consultations et accès aux documents archivés dans l’entreprise sont souvent synonymes de recherches fastidieuses, de perte de temps et de manque de traçabilité.

Des photocopies réalisées pour conserver les documents originaux en lieux sûrs sont une source de coût anti-écologique, et le risque de perte d’un document en cas de renvoi de l’original vers les services constitue un danger certain pour l’entreprise…

Une solution d’archivage entièrement numérique constitue la solution ultime pour la recherche d’information en ligne, mais le coût et les délais de mise en œuvre ne justifient généralement pas une reprise du fond d’archives existant.

Il existe cependant des solutions économiques, simples et conviviales pour les utilisateurs permettant d’optimiser le flux de sortie des archives physiques existantes grâces aux technologies numériques :

« La solution Documalis Archives est construite afin de pouvoir mettre à disposition des entreprises un outil simple et performant, pour informatiser le flux circulatoire des demandes de sortie d’archives. Cette solution est évolutive et modulaire afin de basculer progressivement vers un archivage numérique. » précise Jannick SCHIRRA, Présidente de Scanpoint Software.